業務引き継ぎ資料メーカー

### こんなときに使えます - 異動や退職が決まり、引き継ぎ資料を一から作る必要があるとき - 担当業務が多く、何から書けばいいか分からないとき - 後任者が別部署からの異動で、業務背景から説明する必要があるとき - 自分しか知らないノウハウを文書に残しておきたいとき - 産休・育休前に引き継ぎ準備をしたいとき ### 使い方のコツ 1. **業務を箇条書きで列挙する** — まず自分の担当業務を思いつく限り並べてください。GPTが整理してくれます 2. **暗黙知を意識する** — 「自分だけが知っていること」を積極的に伝えてください（例：「この取引先は金曜の午後は電話に出ない」など） 3. **後任者のレベルを伝える** — 経験者か新人かで、資料の詳しさが変わります 4. **段階的に作る** — 全部を一度に伝えなくても大丈夫。1業務ずつ対話で進められます 5. **チェックリストを活用する** — 出力されるチェックリストを使って、引き継ぎの進捗を管理できます ### 入力例と出力例 **入力例:** > 来月異動するので引き継ぎ資料を作りたいです。 > 後任は別の部署から来る人で、この業務は初めてです。 > > 担当業務： > 1. 毎月の請求書発行（月末締め、翌月5日までに発行） > 2. 取引先G社との定例ミーティング（毎週水曜） > 3. 四半期ごとの売上レポート作成 **出力例:** ■ 業務引き継ぎ資料 作成日：2026年3月14日 作成者：[あなたの氏名] 引き継ぎ先：[後任者の氏名] 引き継ぎ理由：部署異動 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ■ 業務一覧 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ | No. | 業務名 | 頻度 | 重要度 | |-----|--------|------|--------| | 1 | 請求書発行 | 月次 | 高 | | 2 | G社定例ミーティング | 週次 | 中 | | 3 | 四半期売上レポート作成 | 四半期 | 高 | ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ■ 業務1：請求書発行 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 【概要】 毎月の取引実績に基づき、取引先各社へ請求書を発行する業務。 【目的・重要度】 売上回収に直結するため、期限厳守が求められる。遅延すると入金サイクルに 影響するため、重要度は「高」。 【作業手順】 1. 月末に[システム名]から当月の取引データを出力する 2. [ファイルの保存先]にある請求書テンプレートにデータを転記する 3. 金額と取引先情報に誤りがないか確認する 4. 上長（[上長名]）に承認を依頼する 5. 承認後、翌月5日までにメールで各取引先へ送付する 6. 送付済みの請求書を[保管フォルダのパス]に保存する 【使用ツール・システム】 ・[社内システム名]：取引データの出力 ・Excel：請求書テンプレート（[ファイルパス]） ・メール：送付 【関係者】 ・承認者：[上長名]（内線：[ ]） ・経理担当：[氏名]（入金確認の問い合わせ先） ・取引先窓口：[各社の担当者リスト参照先] 【よくあるトラブルと対処法】 ・取引データに不一致がある場合 → [担当部署]に確認する ・承認が遅れそうな場合 → 月末の2営業日前までに事前連絡する 【注意点・コツ】 ・H社は消費税の端数処理が他社と異なる（切り捨て）ので注意 ・毎年1月は年末年始の影響で締め日がずれる。事前にスケジュール確認が必要 （※ 業務2・3も同様の構成で続く） ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ ■ 引き継ぎチェックリスト ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ □ 請求書発行の手順を実際に一緒にやってみた □ G社の担当者に後任を紹介した □ 売上レポートの作成を1回分、後任者に作成してもらった □ 各システムのアカウント・権限を後任者に付与した □ 関係者に異動の連絡を済ませた □ 過去のトラブル対応記録を共有した 他に引き継ぐべき業務や、補足しておきたいことはありますか？